Как использовать Workflow для iOS, когда не знаете, с чего начать

Будь то отправка сообщения группе людей или организация документов, вы, вероятно, столкнулись с задачей на своем iPhone или iPad, которую хотите ускорить. Наши устройства iOS превратились в мощные современные компьютеры, но все еще есть некоторые области, в которых нас могут замедлить ограничения приложений или, проще говоря, утомительный процесс выполнения одной и той же задачи снова и снова.

К счастью, у нас есть решение этой проблемы: автоматизация. А что касается автоматизации задач на iOS, Рабочий процесс бесспорный король. Изучение рабочего процесса — это первый шаг к эффективной и продуктивной жизни на iOS, и именно так я работаю на своем iPad уже много лет.

Что делает рабочий процесс

Workflow — это приложение для автоматизации для iOS, которое позволяет создавать рабочие процессы. Это довольно тяжело, но потерпите меня. Вам не нужно быть знакомым с приложениями автоматизации OS X), чтобы понять рабочий процесс: в приложении рабочий процесс состоит из серии действия, выполняемый в одном потоке (отсюда и название) сверху вниз.

Нажмите Играть в кнопку вверху, и Действия будут выполняться одно за другим; как только это будет сделано, выход рабочего процесса (его результат) будет отображаться внизу цепочки действий или сообщаться вам визуально.

Рабочий процесс

Думайте о действиях внутри рабочего процесса как о домино: после завершения действия рабочий процесс автоматически переходит к следующему, пока не достигнет конца. Сила этого процесса заключается в способности упорядочивать действия так, как вы хотите, — выстраивая рабочие процессы, которые решают за вас как базовые, так и сложные проблемы.

То, как Workflow позволяет вам начать создавать рабочие процессы, — это самая сильная сторона приложения: оно глубоко интегрируется с iOS, предлагая вам действия на основе системных функций, встроенных в iPhone и iPad. Например, есть «интерфейсные» действия для отображения собственных предупреждений и меню, которые выглядят как стандартные элементы интерфейса iOS; текстовые действия для работы с обычным текстом; действия, которые работают с фотографиями, чтобы получить самые свежие изображения из вашей библиотеки; и есть даже действия для доступа к данным из приложения Health и управления воспроизведением в Music. Всего по умолчанию Workflow предлагает 13 категорий и сотни действий, которые позволяют автоматизировать всевозможные повседневные задачи.

Как сделать свой первый рабочий процесс

С Workflow ваше воображение во многих отношениях является единственным ограничением. И поначалу это тоже может быть проблемой. Столкновение с потенциалом Workflow и широтой его действия может быть немного пугающим; К счастью, приложение позволяет легко начать работу и экспериментировать.

Первое, что вам нужно понять, это то, какую задачу вы хотите автоматизировать на своем устройстве iOS и почему. Мое предложение, если вы новичок в автоматизации: найдите общие задачи, которые действительно выиграйте от того, что вам нужно меньше секунд каждый день. Они даже не должны быть чрезвычайно сложными; подойдет что-нибудь простое. При автоматизации лучше сэкономить секунду на тривиальной задаче, которую вы повторяете 10 раз в день, чем сэкономить 30 секунд на впечатляющем рабочем процессе, который вам нужен только один раз в месяц.

Найдя задачу, которую следует автоматизировать, откройте Рабочий процесс, создайте новый (пустой) рабочий процесс и взгляните на боковую панель слева (или проведите пальцем вправо, чтобы открыть вкладку слева, если вы используете Рабочий процесс на айфоне).

Создание нового рабочего процесса

Здесь Workflow аккуратно организует действия по категориям и системной интеграции (документы, здоровье, фотографии и т. Д.); вы также можете просмотреть предлагаемые действия или выполнить поиск. Не бойтесь ковыряться, читать описания действий и отмечать действия, которые привлекают ваше внимание, как избранные. Любопытство — первый шаг к хорошей автоматизации.

Имея в виду первоначальную идею, начните перетаскивать действия с боковой панели на холст справа. Помните: рабочие процессы всегда выполняются сверху вниз, и каждое действие проходит свое выход (результат того, что он сделал) к следующему действию как Вход.

Когда я был новичком в Workflow, визуализация вертикального потока действий перед построением стека была для меня самым большим препятствием в начале работы. С тех пор у меня появилась привычка, которая пригодится каждый день: если я уже знаю, что рабочий процесс должен делать в начале и в конце, я помещаю первое действие и последнее сразу на холст. Затем мне нужно только выяснить, как перейти от точки A к точке B, перебрасывая действия между этими двумя, пока я играю с разными идеями.

Поэкспериментируя с действиями, вы заметите, что у них есть некоторые общие черты. Некоторые действия, такие как «Текст» и «Показать предупреждение», имеют текстовые поля, в которых вы можете ввести текст, который будет передан действию или отображен на экране. Другие делать вещи без необходимости взаимодействия с пользователем: «Открыть URL» запускает URL в Safari, а «Копировать в буфер обмена» копирует все, что ему передается, в системный буфер обмена. Существуют действия с переключателями для параметров («Заменить текст» может быть чувствительным к регистру или без него), действия с сегментированными элементами управления («Дата» может передавать текущую дату или конкретную дату следующему действию) и действия, у которых есть кнопки для выбора дополнительные настройки из списка, например, выбор команды в действии «Опубликовать в Slack».

Еще раз: не бойтесь пробовать действия и смотреть, что получится. При создании рабочего процесса используйте действия «Показать предупреждение» и «Быстрый просмотр» для отладки того, что происходит — это хороший способ предварительно просмотреть, что правильный текст или изображение передается следующему действию без необходимости дождитесь конца для окончательного вывода.

Что еще более важно, помните, что не существует «правильного» или «неправильного» способа создания рабочего процесса. Приложение дает вам строительные блоки и некоторые основные рекомендации, но в большинстве случаев один и тот же результат можно получить десятком разных способов. Рабочий процесс был спроектирован так, чтобы принимать разрозненные комбинации действий (благодаря мощному базовому механизму, называемому Content Graph), и вы должны воспользоваться его гибкостью, чтобы проверить самые безумные идеи, которые у вас есть.

Почему переменные — ваш лучший друг

Переменные — одна из ключевых концепций рабочего процесса. Понимание того, как они работают, поможет вам построить более сложные рабочие процессы и, в целом, сэкономить много времени в процессе создания.

Переменные позволяют сохранять значения, которые вы хотите повторно использовать на более позднем этапе рабочего процесса. Переменная может быть чем угодно: фрагментом текста, изображением, датой, местоположением или даже комбинацией нескольких типов данных, например строкой текста. и изображение — все внутри одной переменной. Думайте о переменных как о динамических токенах: вы можете вставлять или передавать их действиям одним касанием, и они несут информацию, которая была сгенерирована в других точках рабочего процесса.

Например, если у вас есть рабочий процесс, который получает текущую дату в начале, но нужно использовать эту дату только в конце, вы можете сохранить дату в переменной вверху и получить ее позже.

Сохранение переменной даты

Для работы с переменными вы будете использовать действия «Установить переменную» и «Получить переменную». У каждой переменной есть имя (присвоенное вами), и его можно использовать сколько угодно раз. Лучший аспект переменных заключается в том, что, в отличие от действий, они могут делать больше, чем просто рассматриваться как ввод и вывод — их можно встраивать. в действия. Выполните действие «Выбрать из меню», например:

Выберите из меню

Это действие вызывает меню для выбора из нескольких вариантов. Есть несколько различных полей, которые вы можете изменить в действии, включая заголовок меню и доступные параметры. Но если вы хотите, чтобы в поле «Подсказка» отображались данные, динамически сгенерированные из предыдущих действий, вы можете нажать кнопку «Переменная» и выбрать одну из них, которая будет использоваться внутри поля.

Отображение приглашения с переменной даты в качестве заголовка

В Workflow по возможности следует использовать переменные, так как они помогут значительно сэкономить время при создании новых рабочих процессов. Однако имейте в виду, что переменные не являются глобальными для всего приложения (каждая переменная существует в рабочем процессе, в котором она находится); если вам нужно что-то более глобальное, системный буфер обмена всегда доступен как «специальная» переменная в приложении с выделенным токеном буфера обмена в действиях, которые это позволяют.

Как использовать рабочие процессы вне приложения

Есть несколько способов интеграции рабочих процессов с iOS на более глубоком уровне.

Если у вас есть рабочий процесс, который вы предпочитаете запускать извне приложения, вы можете запустить его как расширение действия из общей папки iOS. В настройках рабочего процесса установите тип как расширение действия, выберите, какие данные рабочий процесс будет принимать от других приложений — должны ли они быть доступны, когда вы делитесь текстом? Или изображения? — и все готово.

Настройка рабочего процесса как расширения действия

В следующий раз, когда вы будете в приложении и захотите использовать данные из этого приложения в своем рабочем процессе, запустите расширение рабочего процесса, выберите рабочий процесс, и он будет выполняться прямо внутри основного приложения. Например, есть рабочий процесс, который превращает ссылки в PDF-версии своих веб-страниц, которые вы можете запустить, например, в Tweetbot или Google Chrome. Расширение действий, безусловно, является моим любимым аспектом рабочего процесса, и оно изменило мою работу на iPad Pro.

Также есть возможность закреплять рабочие процессы как виджеты и использовать их в представлении «Сегодня» в Центре уведомлений. При работе в виде виджетов ваши рабочие процессы будут иметь некоторые ограниченные функции — вы не можете, например, отображать PDF-файлы или запускать клавиатуру в виджете, — но все остальное — интерактивные меню, изображения, веб-запросы — будет отлично работать с уменьшенным интерфейс.

Рабочий процесс как виджет

Виджет — отличный способ быстро получить доступ к рабочим процессам, которые вы запускаете несколько раз в день. У меня есть один, который показывает мне быстрый список контактов, которым я хочу написать, с заранее подготовленными шаблонными ответами (например, отправив СМС моей девушке, что я пришел домой), и я не мог жить без них сейчас.

Наконец, iCloud Drive. Хотя Workflow не является файловым менеджером, у него есть функции управления файлами, которые помогут вам работать с документами, чтобы вы могли получать сведения о файлах, открывать их и делиться ими с другими приложениями и службами. Workflow уже давно поддерживает чтение и запись в Dropbox, но в прошлом году приложение также получила поддержку iCloud Drive для сохранения и открытия файлов в iCloud и из него.

При использовании действия «Получить файл» и выключенного переключателя «Показать средство выбора документов» вы сможете получить определенный файл из папки / Workflow / в iCloud Drive по имени файла. Это эффективно позволяет хранить активы и документы в iCloud Drive, которые затем можно комбинировать с другими действиями для автоматизации файлов в Workflow.

Место для экспериментов

Рабочий процесс это Minecraft производительности iOS: благодаря глубокой интеграции с собственными функциями и приложениями iOS, сотни действий Workflow являются строительными блоками, которые помогут вам сэкономить время при выполнении любых повторяющихся задач. Как для новичков, так и для более опытных пользователей Workflow — это маяк для автоматизации iOS, и в App Store нет ничего подобного.

Это самое мощное приложение на моем iPhone и iPad — я бы не смог работать без него, и, спустя почти два года после его выпуска, я все еще раскрываю его безграничный потенциал. И, если повезет, эта статья также может помочь вам в вашем путешествии по рабочему процессу.

Вопросов?

Дайте нам знать в комментариях ниже!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *